Comment gérer votre courrier en 5 étapes

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Apprendre à gérer votre courrier est une tâche organisationnelle étonnamment intimidante. Vous ne pouvez pas simplement organiser visuellement le courrier; vous devez lire et toucher chaque document afin de le classer ou de le jeter. Cela dit, la meilleure façon de commencer est de se lancer et de le faire maintenant.

Voici quelques conseils utiles sur la façon d'organiser le courrier.

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    Jeter la camelote

    Réduisez la quantité de courrier que vous recevez en arrêtant l'afflux de courrier indésirable.

    Désabonnez-vous de tous les catalogues, oui, tous. Vous pouvez facilement trouver leur contenu en ligne. La plupart ont des petits caractères avec des instructions pour se désinscrire, ou vous pouvez le faire en ligne. Réduire la quantité de courrier indésirable que vous recevez réduira le temps que vous passerez à gérer votre courrier. C'est aussi bon pour l'environnement.

    Après vous être désabonné de tout, votre boîte aux lettres sera parfaitement exempte de courrier indésirable pendant un certain temps, mais il recommencera lentement à s'accumuler. Continuez à vous retirer des listes de diffusion sur une base continue ou réservez du temps tous les six mois environ pour retirer votre nom de toutes les listes auxquelles vous avez été ajouté.

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    Planifier l'heure de l'organisation

    La plupart des gens trient le courrier en passant la porte après le travail et s'arrêtent souvent au milieu pour ranger leur manteau ou se concentrer sur ce qu'il y a pour le dîner. Résistez à l'envie de gérer le courrier jusqu'à ce que vous ayez le temps et l'attention à consacrer à cette tâche.

    Si vous faites le tri en passant la porte, par exemple, il y a de fortes chances que vous ne soyez pas prêt à gérer votre courrier à ce moment-là. Vous avez besoin des bons outils et de l'attention pour décider comment utiliser ou jeter chaque pièce.

    De plus, ne touchez jamais un morceau de papier plus d'une fois si vous n'y êtes pas obligé. C'est ce qui rend la gestion du papier si épuisante : il faut le lire à chaque fois qu'on le prend. Attendez d'être prêt à gérer et à jeter.

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    Utilisez les bons outils

    Ayez les bons outils - une déchiqueteuse, un bac de recyclage, un système de classement et un calendrier - à portée de main pour jeter, recycler ou répondre à votre courrier.

    Ne placez pas votre déchiqueteuse et votre bac de recyclage dans des pièces séparées. Ils doivent être à côté de vous pendant que vous travaillez afin que vous puissiez agir immédiatement. De cette façon, vous n'aurez pas de piles de papier à recycler et à déchiqueter dans toute la maison.

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    Établir un système

    Il y a trois jeux de fin pour chaque pièce de courrier.

    Passer à l'action avec du courrier qui a besoin d'attention maintenant ou éventuellement. Décomposez-le en d'autres catégories, telles que l'archivage, la réponse ou l'action immédiate.

    Recycler courrier indésirable qui n'a aucune valeur pour vous et aucune information d'identification à part votre nom.

    Déchiqueter tout courrier contenant des informations d'identification autres que votre nom et votre adresse. Cela inclurait les numéros de sécurité sociale, les dates de naissance, les offres de carte de crédit, etc.

    Passez à 5 sur 5 ci-dessous.
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    Restez avec le système

    Maintenant que vous avez un système en panne, vous devez le maintenir. Si vous n'avez pas de temps chaque jour à consacrer au tri de votre courrier, placez-le dans une boîte de réception sur votre bureau, près de votre entrée ou dans un coin du plan de travail de votre cuisine. Prévoyez de passer du temps une à deux fois par semaine pour trier chaque courrier afin de ne rien manquer d'important.

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