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Aperçu
- Temps de travail : 2 - 12 heures
- Niveau de compétence : débutant
La gestion des documents importants et du fouillis de papier peut être un combat. Il est donc crucial de mettre en place un système de classement à domicile fonctionnel que vous utiliserez réellement. Votre système de classement doit tenir compte de tous les différents types de documents que vous avez, et vous devez vous débarrasser des documents dont vous n'avez pas besoin pour rationaliser le stockage.
Ce projet vous aidera avec la configuration initiale de votre système de classement à domicile. Les étapes sont faciles à suivre, bien que le temps que vous y consacrez puisse varier considérablement en fonction de la quantité de paperasse que vous devez trier et organiser. Mais si vous faites l'effort initial, vous devriez vous retrouver avec un système de classement qui fonctionne parfaitement pour vous.
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Ce dont vous aurez besoin
Équipement / Outils
- Poubelle de recyclage
- Déchiqueteuse
- Étiqueteuse ou ustensile d'écriture
Matériaux
- Dossiers de fichiers
- Classeur, boîte de classement ou autre espace de stockage pour les chemises de classement
- Coffre ou coffre-fort ignifuge (facultatif)
- Reliure (facultatif)
- Bac de réception (facultatif)
Instructions
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Rassemblez tous vos papiers en un seul endroit
La première étape de la mise en place d'un système de classement à domicile consiste à regrouper tous vos documents dans le même espace, afin que vous puissiez les trier. En plus de prendre des papiers dans des endroits évidents, tels que les tiroirs de votre bureau et vos classeurs, faites un balayage du reste de votre maison pour vous assurer que vous avez tout pris en compte.
Vérifiez les endroits communs où la paperasse peut s'accumuler, comme le comptoir de la cuisine ou à l'intérieur d'un sac de travail. Ramenez le tout au même endroit où vous avez beaucoup d'espace pour vous étaler. Le tri des papiers par terre ou sur une grande table peut être efficace.
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Séparez vos papiers en 5 catégories
Il est maintenant temps de trier tous vos papiers. Chaque document sera classé dans l'une de ces cinq catégories : action, archive, ménage, recyclage et déchiquetage. Voici ce qu'il faut mettre dans chacune de ces catégories :
- Action: Ce sont les papiers sur lesquels vous devez agir, puis les jeter. Ne les confondez pas avec les documents qui entrent dans la catégorie des ménages. Les documents de ménage sont déposés de façon permanente; les fichiers d'action sont utilisés une fois, puis supprimés. Les exemples incluent les invitations, les contraventions de stationnement, les rappels de rendez-vous, les devoirs et les factures.
- Archiver: Cette catégorie comprend les documents auxquels vous devez vous accrocher mais que vous n'avez pas besoin de référencer plus d'une ou deux fois par an. Les exemples sont les déclarations de revenus, les dossiers médicaux, les dossiers académiques, les actes, les baux, les garanties et les contrats.
- Ménage: Ce sont des papiers que vous utilisez pour faire fonctionner votre maison (et votre vie). Les exemples incluent des coupons, des recettes, des manuels d'utilisation, des reçus pour les taxes de cette année et des documents pour les voyages à venir.
- Recycler: Ce sont des articles qui n'entrent dans aucune des catégories ci-dessus et ne contiennent aucune information personnelle. Les exemples incluent le courrier indésirable, les journaux, les magazines, les vieux devoirs dont vous n'avez pas besoin et les enveloppes usagées.
- Déchiqueter: Cette catégorie comprend les documents qui n'entrent pas dans les trois premières catégories mais qui contiennent des informations d'identification personnelle. Les exemples sont les offres de carte de crédit, les anciens relevés bancaires et les factures.
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Jeter les documents dont vous n'avez pas besoin
Maintenant que vous avez divisé vos papiers en cinq catégories, vous pouvez libérer de l'espace en jetant les papiers dont vous n'avez pas besoin. Sortez d'abord la pile de recyclage, car cela devrait être facile et impliquer simplement que vous la jetiez dans un bac de recyclage. Ensuite, déchiquetez les documents sensibles dont vous vous débarrassez. Lorsque vous avez terminé, vous ne devriez avoir que les papiers dont vous avez besoin pour classer devant vous.
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Organiser le fichier archive
Tout d'abord, s'attaquer à la pile de documents d'archives. Cette pile peut contenir des documents très importants, comme votre passeport ou votre carte de sécurité sociale. Il est donc idéal de mettre ces papiers dans une boîte ignifuge ou un coffre-fort pour les protéger.
Divisez votre pile d'archives en sous-catégories pour une organisation plus efficace, telles que les documents académiques, automobiles, d'emploi, financiers, de santé, d'assurance, d'identification personnelle et immobiliers. Utilisez un dossier de fichiers étiqueté pour chacune de vos sous-catégories. Ensuite, placez ces dossiers dans le coffre-fort, dans une boîte ignifuge ou dans un autre endroit où vous prévoyez de les conserver.
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Organiser le fichier du ménage
Il est maintenant temps pour votre pile de documents ménagers. Vous pouvez conserver ces papiers dans des chemises de classement stockées dans un classeur ou dans un autre endroit accessible. Mais beaucoup de gens préfèrent garder leurs papiers ménagers dans un classeur avec diverses sections et poches. Les principaux avantages d'un classeur sont qu'il ne prend pas beaucoup de place et qu'il peut être stocké et déplacé là où vous en avez besoin.
Par exemple, vous pouvez créer un classeur avec des sections pour les coupons, les bons et les cartes-cadeaux; récompenses et cartes de fidélité; les reçus auxquels vous faites encore référence; et les manuels d'utilisation que vous devez parfois consulter. Divisez les documents en catégories qui correspondent le mieux à votre style de vie.
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Configurer le fichier d'action
Enfin, vous aborderez votre catégorie d'action de la paperasse. Étant donné que ces papiers contiennent des éléments qui doivent être traités, il peut être utile de les ranger à l'air libre comme un rappel visuel pour vous-même, plutôt que de les ranger dans un classeur. Un bac de réception de bureau peut être une bonne option pour stocker les documents d'action, mais vous pouvez également simplement placer les documents dans un dossier que vous gardez accessible.
Vous pouvez diviser vos documents d'action en catégories, telles que les factures, les lettres qui nécessitent une réponse, etc. Cependant, il est souvent plus facile de jeter tous ces documents dans le même dossier et de prévoir de parcourir ce dossier au moins une fois par semaine. À ce stade, vous devez prendre les mesures appropriées pour chaque élément. Ensuite, vous devez recycler ou déchiqueter les articles dont vous avez fini et mettre tout ce dont vous avez besoin pour conserver dans vos fichiers ménagers ou d'archives. Le but est de garder votre fichier d'action aussi petit que possible.
