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La plupart des organisations qui comptent plus d'une poignée de personnes doivent avoir une stratégie de communication solide pour les communications internes et externes. Qu'il s'agisse de notifications sur les changements de politique, les procédures quotidiennes ou quoi que ce soit sous le soleil, les employés doivent être informés des choses importantes.
Cela comprend également l'élaboration d'un plan pour un déménagement de bureau et l'élaboration d'une liste de contrôle pour le déménagement.
Même si vous pensez peut-être qu'il y a tellement d'étapes dans la planification d'un déménagement de bureau que vous n'avez même pas le temps d'envisager les communications, vous devez vraiment prendre un jour ou deux pour créer une stratégie solide qui tiendra les employés et vos clients au courant. des changements à venir.
Plus important encore, vous voulez garder vos employés directement impliqués dans le déménagement, car ils seront probablement les plus touchés par le déménagement.
Messages internes clés
Les messages clés doivent inclure le calendrier, l'emballage, les fermetures de bureaux, la nouvelle disposition des bureaux et des détails sur le nouvel emplacement.
- Chronologie: Assurez-vous de lister toutes les étapes clés du déménagement afin que tout le monde sache à quoi s'attendre et quand.
- Instructions d'emballage: Fournir au personnel des instructions sur la façon d'emballer leurs bureaux ou leurs cabines pour le déménagement. Cela devrait inclure où obtenir les matériaux d'emballage, ce qu'ils sont responsables de l'emballage et les délais.
- Préavis de toute fermeture de bureau: Pendant le déménagement, vous devrez peut-être fermer le bureau pour permettre l'emballage final et le déménagement du matériel et du mobilier de bureau. Assurez-vous que votre personnel est au courant de ces dates et si et comment l'entreprise se poursuivra pendant le déménagement et comment cela affectera son horaire de travail et sa charge de travail.
- Nouveau plan de bureau: Le personnel voudra savoir très tôt à quoi ressemblera le nouvel espace et comment les bureaux seront aménagés. Auront-ils toujours leur propre espace ou seront-ils désormais dans une cabine ou un plan d'étage ouvert ? Assurez-vous de créer un moyen d'informer le personnel de la façon dont leur espace de travail pourrait changer.
- Les nouvelles options d'emplacement, de stationnement et de trajet domicile-travail: Fournir au personnel toutes les informations dont il a besoin sur le nouvel emplacement afin qu'il puisse préparer le transport vers le nouvel espace.
Façons de communiquer les objectifs au personnel
La façon dont vous livrez le message doit être déterminée par le type de message dont il s'agit. Par exemple, la chronologie pourrait facilement être livrée via l'intranet de votre entreprise; tandis que les fermetures de bureaux peuvent être mieux présentées lors d'une réunion du personnel pour s'assurer que les questions peuvent être posées et répondues.
- Intranet: Pour les entreprises ou organisations qui ont un intranet, c'est généralement la meilleure plate-forme pour la plupart des messages. Il permet des mises à jour faciles des fichiers et des informations qui peuvent atteindre tous les employés.
- Réunions en personne: Quel que soit le message, les réunions du personnel sont un bon endroit pour faire des annonces et permettre au personnel d'avoir une discussion complète. Vous pouvez également utiliser le temps de réunion pour examiner comment les informations seront communiquées afin que le personnel sache qu'il sera tenu informé.
- E-mail: Bien que le courrier électronique soit facile, ce n'est pas toujours le meilleur moyen de relayer l'information. Vous ne voulez pas envoyer tant d'e-mails que les gens ne puissent pas trouver les informations lorsqu'ils en ont besoin. Si vous utilisez le courrier électronique, assurez-vous de ne l'utiliser que pour indiquer aux gens où ils peuvent obtenir les informations.
- Dossiers communs: Si vous n'avez pas d'intranet, créez un dossier commun sur un lecteur réseau auquel tout le monde peut accéder.
- tableau d'affichage: Vous pouvez utiliser un espace physique pour poster des informations. Les gens peuvent le consulter souvent, et il fournit également un endroit où les gens peuvent se réunir et discuter de leurs préoccupations.
