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Si vous postulez pour vivre dans un appartement, il y a de fortes chances que le propriétaire vous demande une lettre d'emploi. Il s'agit d'une forme courante de vérification par un tiers souvent exigée par les propriétaires dans le cadre du processus de demande de location.
Une lettre d'emploi est signée par un représentant autorisé de l'employeur d'un locataire potentiel, indiquant que le locataire y est actuellement employé et fournissant des informations de base sur les modalités d'emploi, telles que le salaire et le titre.
Pourquoi les propriétaires exigent une lettre d'emploi
Ne le prenez pas personnellement si un propriétaire vous demande une lettre d'emploi et ne vous croit pas sur parole pour ce que vous faites et combien vous gagnez. En effet, de nombreux locataires potentiels mentent au sujet de l'entreprise pour laquelle ils travaillent, embellissent leur titre ou exagèrent leur rémunération dans l'espoir que cela améliorera leurs chances de se qualifier pour un appartement.
De plus en plus de propriétaires s'efforcent de sévir contre ce type de fraude en demandant simplement aux locataires de vérifier les informations sur l'emploi qu'ils incluent dans leur demande de location.
Conseils pour fournir à un propriétaire une lettre d'emploi
Si vous travaillez pour une grande entreprise, elle honore probablement les demandes de lettres d'emploi tout le temps. Les petits employeurs, cependant, pourraient ne pas être aussi familiers avec cette demande et pourraient donc prendre plus de temps que vous ne le souhaiteriez pour traiter la vôtre.
Voici ce que vous devez faire si un propriétaire vous demande une lettre d'emploi :
- Parlez-en à votre employeur. Contactez quelqu'un du service des ressources humaines (RH) où vous travaillez et expliquez-lui que vous avez besoin d'une lettre d'emploi en rapport avec un appartement que vous souhaitez louer. Si votre entreprise est petite et n'a pas de service RH, demandez de l'aide à votre chef de bureau.
- Offrez un modèle de lettre à votre employeur. Si le représentant de votre employeur vous dit qu'il sait quoi faire et se fera un plaisir de traiter votre demande rapidement, tant mieux. Sinon, offrez-lui un modèle de lettre d'emploi à adapter et à utiliser à vos fins. Cela permettra de gagner du temps et d'assurer que le propriétaire obtienne rapidement la vérification appropriée.
- Touchez la base sur le mode de livraison. Demandez au représentant de votre employeur s'il va envoyer la lettre par courriel ou par la poste directement à votre propriétaire ou s'il vous la remettra à l'envoyer. Si le représentant communique directement avec le propriétaire, indiquez-lui la bonne adresse et indiquez si elle doit être envoyée à l'attention d'une personne en particulier. Si vous le livrez au propriétaire, c'est une bonne idée d'inclure une lettre d'accompagnement.
- Assurez-vous que le propriétaire est satisfait. Une fois la lettre envoyée, appelez votre propriétaire pour confirmer que la lettre est satisfaisante. Si votre propriétaire a besoin d'informations supplémentaires, proposez-lui de faire un suivi auprès du représentant de votre employeur ou suggérez-lui de le faire, si c'est plus facile.
Ne soyez pas surpris si le propriétaire insiste pour que la lettre d'emploi vienne directement de votre employeur. De nombreux propriétaires l'exigent comme garantie pour empêcher la falsification ou même la fabrication par l'employé.
Donnez un exemple de lettre d'emploi à votre employeur
Si votre employeur n'est pas habitué à se conformer à ce type de demande, il peut être utile de lui donner un exemple de langage à adapter et à utiliser. Voici un exemple de lettre d'emploi que vous pouvez remettre à votre employeur :
Exemple de lettre d'emploi
(Date)
(Nom de l'employeur)
(Adresse de l'employeur)
Objet : Vérification de l'emploi pour (Nom de l'employé)
Madame, Monsieur:
Veuillez accepter cette lettre comme confirmation que (Nom de l'employé) a été employé avec (Nom de l'employé) puisque (date de début de l'employé). Actuellement, (Nom de l'employé):
- Détient le titre de (titre de l'employé)
- Gagne un salaire de (montant du salaire), payable (annuel/mensuel/hebdomadaire/quotidien/horaire), (et un bonus de (montant du bonus))
- Fonctionne sur un (Temps plein temps partiel) base de (nombre d'heures) par semaine
Si vous avez des questions ou désirez de plus amples informations, n'hésitez pas à me contacter à (numéro de téléphone de l'employeur).
Cordialement,
/s/
(Nom du représentant de l'employeur)
(Titre de l'employeur)
Utilisez une lettre de motivation pour la lettre d'emploi
Un employeur qui se conforme à la demande de lettre d'emploi d'un demandeur d'appartement enverra probablement la lettre directement à l'employeur du demandeur. Cela étant dit, certains employeurs peuvent préférer remettre la lettre au demandeur pour qu'elle la remette au propriétaire.
Si vous vous trouvez dans cette situation, ne vous contentez pas de remettre la lettre d'emploi au propriétaire qui l'a demandée. Au lieu de cela, rédigez une courte lettre de motivation qui identifie la lettre d'emploi et la relie à votre candidature.
Faire ce petit pas garantit qu'un propriétaire comprend qu'il a maintenant la vérification qui vous est demandée, et cela aide à construire votre image de locataire responsable. Voici un exemple de lettre de motivation que vous pouvez adapter et utiliser pour transmettre la lettre de vérification signée par votre employeur à votre propriétaire :
Exemple de lettre de motivation
(Date)
(Nom du propriétaire)
(Adresse du propriétaire)
Objet : Vérification de l'emploi pour (votre nom)
Madame, Monsieur:
Pour compléter ma demande d'appartement à (adresse de l'appartement), vous avez récemment demandé que je fournisse une lettre attestant de mon emploi. Veuillez trouver ci-joint une lettre signée de (nom de l'employeur), comme demandé.
Si vous avez besoin de quelque chose de plus, veuillez me contacter à (votre numéro de téléphone).
Cordialement,
/s/
(Votre nom)
Que faire si votre employeur ne fournit pas de lettre d'emploi?
En fournissant le modèle de lettre rédigé à votre employeur, vous surmonterez la plupart des atermoiements ou des réticences à vous fournir une lettre d'emploi. Parfois, vous pouvez vous retrouver coincé dans une boucle d'entreprise entre votre patron et les RH, ou la personne responsable est en congé ou ne peut pas être contactée.
Dans ces cas, demandez à votre propriétaire si vos talons de paie et W-2 sont suffisants. Vous pouvez également demander si un rapport verbal est suffisant et fournir au propriétaire un numéro de contact.
