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Le déménagement de votre entreprise vers un nouvel emplacement de bureau est un processus en plusieurs étapes qui nécessite une planification minutieuse et plusieurs étapes de préparation. Comme pour tout grand projet, il est préférable de diviser la charge de travail et d'attribuer des tâches spécifiques à différents employés. Commencer le processus tôt et maintenir une communication ouverte et fréquente sont les clés d'un déménagement réussi et moins stressant.
Créer une chronologie
Créez un calendrier qui comprend toutes les étapes essentielles de votre déménagement. Pour vous assurer que le calendrier est réalisable, discutez du plan avec tous les membres de l'équipe impliqués dans le déménagement. Soyez réaliste quant au temps dont vous aurez besoin. Un petit bureau peut avoir besoin d'au moins trois mois pour se préparer, tandis qu'un bureau moyen à grand peut avoir besoin de planifier six à huit mois ou plus. Dans tous les cas, la clé est de commencer le plus tôt possible.
Concevoir le nouvel espace
L'étape suivante consiste à collecter toutes les informations disponibles sur le nouvel espace. Essayez d'obtenir des plans ou une disposition au sol afin de pouvoir identifier les composants clés, tels que les prises électriques et l'espace de stockage, et commencer à concevoir la nouvelle disposition du bureau. C'est aussi une bonne idée d'avoir un plan d'aménagement général pour votre espace actuel afin que vous puissiez comparer les deux. S'il y a des zones dans le bureau actuel qui ne fonctionnent pas, identifiez-les maintenant afin que les mêmes problèmes puissent être évités dans votre nouvel espace.
De plus, dressez une liste des problèmes potentiels avec le nouvel espace, comme une zone de réception plus petite ou une capacité de stockage moindre, ou peut-être un espace ouvert plus grand qui nécessite plus de cabines ou de murs temporaires. Il peut être nécessaire d'embaucher des menuisiers, des peintres, des électriciens, des installateurs de systèmes ou d'autres professionnels pour construire des murs, ajouter du câblage ou apporter des modifications esthétiques avant d'emménager.
Construisez votre équipe de déménagement
Pour les bureaux de taille moyenne à grande, nommez quelqu'un (ou demandez des volontaires) de chaque département ou division pour coordonner leur domaine particulier. Cela peut être attribué au superviseur ou au responsable du service qui peut alors s'assurer que chaque employé prend la responsabilité de ranger son bureau, ses dossiers et ses effets personnels. Pour les petits bureaux, vous pouvez être seul. Si tel est le cas, identifiez quelques personnes clés qui pourraient vous aider à coordonner le déménagement.
Votre équipe peut également vous aider à identifier les problèmes actuels avec l'ancien espace et à trouver des solutions possibles pour le nouveau bureau. C'est un excellent moyen d'intégrer d'autres points de vue et de parvenir à un consensus lors du déménagement, surtout si certains employés ne sont pas favorables au changement.
Tenir des réunions régulières
Dans votre emploi du temps, fixez des réunions régulières pour discuter du déménagement et de son avancement avec tous les employés. Il est important de tenir tout le monde informé et de prendre le temps de répondre aux préoccupations et aux commentaires des employés. Le déménagement est stressant pour toutes les personnes impliquées et peut être plus stressant si les décisions ne sont pas communiquées de manière adéquate.
Déterminez votre budget
Si vous avez un montant budgétaire spécifique attribué pour votre déménagement, il est important d'identifier les coûts avant d'embaucher des déménageurs, ou même avant d'emballer la première boîte.
Attribuer des tâches
Demandez à votre équipe de déménagement de créer une liste des tâches à accomplir dans les semaines qui précèdent votre déménagement et assurez-vous que les tâches critiques sont ajoutées au calendrier/horaire. Demandez à chaque chef de service ou superviseur ce qui est requis dans sa région, ce qui peut inclure des fournisseurs de services spécialisés, tels que des installateurs de lignes téléphoniques ou des spécialistes des réseaux informatiques. Assurez-vous également que les espaces communs sont couverts, tels que la zone de réception, le hall et les espaces de stockage.
Embaucher les déménageurs
L'embauche de déménageurs est l'une des tâches les plus critiques du déménagement d'une entreprise, et il existe des entreprises de déménagement spécialisées dans les déménagements de bureaux. Comme pour tout déménagement, il est important de s'assurer que l'entreprise est fiable et que vous recevez le meilleur service pour le coût. Faites vos recherches, posez les bonnes questions et demandez à l'entreprise de venir à votre bureau pour évaluer votre déménagement.
Cette tâche peut être attribuée à une personne ou à un groupe ou à quelques personnes différentes, chacune appelant des sociétés spécifiques et comparant ensuite ses notes. Dans tous les cas, commencez tôt pour vous assurer d'obtenir le meilleur prix et adapté à vos besoins.
Faire une liste de contacts
Une liste de contacts permet de s'assurer que toutes les personnes avec qui vous faites affaire, y compris les fournisseurs et les clients, sachent que vous déménagez. C'est une bonne idée d'attribuer cette tâche à une personne pour superviser afin d'éviter que les contacts ne tombent entre les mailles du filet. La notification des clients et des clients nécessite des communications spécifiques sur votre nouvel emplacement et sur la façon dont l'entreprise fonctionnera pendant le déménagement. Ces informations sont essentielles pour garantir que vos clients n'aillent pas chercher vos services ailleurs.
