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Les piles de papier sont pénibles et la gestion d'un système de classement à domicile peut être un frein. Cependant, vous devez vous accrocher à certains documents car vous ne savez jamais quand vous en aurez besoin.
Combien de temps devez-vous conserver vos impôts, reçus, relevés bancaires et autres documents importants ? Chaque type de document est différent, alors conservez tous vos documents suffisamment longtemps avant d'allumer la déchiqueteuse, même si vous pensez en avoir fini avec eux.
Maintenir un système de classement à domicile fonctionnel
Une des clés pour créer un système de classement à domicile fonctionnel est de commencer à réduire la quantité de papier que vous recevez. Cela peut vraiment réduire la quantité de papier que vous devrez déchiqueter ou classer. Cela signifie vous débarrasser du courrier indésirable, vous inscrire à des factures électroniques et ne pas accepter les dépliants, les coupons que vous n'utiliserez jamais, les catalogues que vous ne lirez jamais ou d'autres documents éphémères auxquels vous pensez devoir vous accrocher lorsque vous vous connaissez vraiment pas.
Si vous laissez cette étape de tri préliminaire devenir incontrôlable, vous pouvez vraiment commencer à avoir du mal avec le fouillis de papier. Cela peut même arriver au point où vous avez l'impression de l'accumuler. Dans ces cas, il peut être très utile de contacter un professionnel qui pourra vous guider tout au long du processus de désencombrement.
La deuxième étape consiste à vous assurer que vous disposez d'un bon système de gestion du courrier. Plus vous traitez efficacement le courrier à son arrivée, moins vous aurez à faire une grosse session de classement, de déchiquetage et de recyclage.
Mettre en place un système électronique
Vous débarrasser de votre classement papier en mettant en place un système de classement électronique vous fera gagner de la place et vous débarrassera du fouillis papier. Un système de classement électronique a beaucoup de sens parce que c'est plus facile que jamais.
Pour commencer, vous avez besoin d'un scanner et d'un emplacement pour stocker vos fichiers : un système de dossiers sur un ordinateur et une sauvegarde dans le cloud, ainsi qu'un disque dur externe. Plus vous aurez de sauvegardes, à la maison et hors site, plus vous serez préparé à vous débarrasser de la pile de paperasse sans vous soucier de perdre quelque chose d'important.
Configurez des dossiers généraux pour différents types de documents (par exemple, ménage, impôts, automobile, certificats de naissance, etc.).
Ensuite, numérisez chaque document et stockez-le dans un dossier en fonction de son contenu. Donnez à chacun un nom de fichier unique pour le décrire afin qu'il puisse être trouvé rapidement via la fonction de recherche de votre ordinateur. De plus, l'ajout de la date à la fin du nom de fichier peut vous aider à distinguer le même type de document de différentes périodes. Par exemple, plutôt que d'appeler votre facture de services publics Utilitystatement.pdf, nommez-le Utilitystatement-Feb2019.pdf.
Il existe également un certain nombre d'applications disponibles qui peuvent vous aider à enregistrer et à stocker rapidement une variété de documents. Beaucoup peuvent être gérés via votre smartphone ou votre tablette, de sorte que vous pouvez vous débarrasser de la paperasse (en particulier des reçus) lorsque vous êtes loin de votre ordinateur personnel.
Conserver des copies
Pour vos documents les plus importants, les experts conseillent de conserver plusieurs copies. Cela peut signifier conserver une copie dans votre stockage en nuage et une autre sur un disque dur. Cela pourrait également signifier conserver une copie dans votre dossier électronique et une copie papier dans un coffre-fort ignifuge.
Documents à conserver pour toujours
Un certain nombre de documents doivent être conservés pour toujours. Ce sont les plus importants dont vous pourriez avoir besoin à tout moment dans le futur pour diverses raisons. En vous assurant qu'ils sont conservés dans un endroit sûr et qu'une copie est sécurisée, vous gagnerez beaucoup de temps lorsque vous en aurez besoin.
- Dossiers académiques : diplômes, relevés de notes et tout travail de portfolio pouvant être utilisé à l'avenir lors de la candidature à un emploi
- Papiers d'adoption
- Certificats de baptême
- Certificats de naissance
- Certificats de décès : peuvent être nécessaires à des fins fiscales
- Permis de conduire
- Dossiers d'emploi : toutes les clauses, accords, dossiers disciplinaires et évaluations de performance.
- Certificats de mariage
- Dossiers médicaux
- Dossiers militaires
- Passeports
- Dossiers de retraite et de pension
- Cartes de sécurité sociale
- Testaments
Documents à conserver pendant une certaine période
Imaginez avoir une vie entière de relevés bancaires et de factures empilés sur votre bureau. Après seulement une décennie, cette pile serait probablement scandaleusement énorme. Il existe de nombreux types de documents, principalement financiers, que vous devez conserver pendant un certain temps, mais que vous n'avez pas besoin de conserver indéfiniment. Vous devrez peut-être les référencer mensuellement ou hebdomadairement pendant un certain temps, puis ils deviendront simplement un autre morceau de papier qui traîne, créant un encombrement.
La partie délicate est de savoir quand vous pouvez vous débarrasser de ces types d'enregistrements. Il n'y a pas de bonne réponse pour tout, mais des directives recommandées basées sur ce que c'est :
- Factures de carte de crédit : Détruisez immédiatement une fois payé.
- Relevés bancaires : Un mois
- Factures : un an pour tout ce qui est lié aux taxes ou à la garantie; toutes les autres factures doivent être déchiquetées dès qu'elles ont été payées.
- Chèques de paie et talons de paie : un an, ou jusqu'à ce que vous ayez reçu votre relevé W-2 pour cette année d'imposition
- Dossiers de placement : sept ans après la fermeture du compte ou la vente du titre.
- Documents fiscaux : sept ans, y compris votre déclaration et tous les documents d'accompagnement tels que les W-2 et les reçus
- Reçus de vente : à conserver pendant toute la durée de la garantie pour les achats importants tels que les appareils électroménagers et électroniques. Pour des choses telles que l'épicerie et les vêtements, ne conservez le reçu que jusqu'à ce que vous sachiez qu'il ne sera pas nécessaire pour retourner la marchandise.
- Baux : À conserver jusqu'à ce que vous ayez déménagé et que vous ayez reçu votre caution du propriétaire.
- Reçus de rénovation domiciliaire : à conserver jusqu'à ce que la maison soit vendue.
- Registres du véhicule : à conserver jusqu'à la vente du bateau, de la voiture ou de la moto.
Comment se débarrasser des documents
Le déchiquetage de documents est le principal moyen de se protéger contre l'usurpation d'identité. En règle générale, certains documents doivent absolument être déchiquetés. Cela inclut tout ce qui a des numéros de compte, des dates de naissance, des noms de jeune fille, des mots de passe et des codes PIN, des signatures et des numéros de sécurité sociale.
Si les documents sont toujours "actifs" - vous devez les conserver pour référence - placez-les dans votre système de classement par sujet. Ne les déchiquetez qu'une fois qu'ils ne sont plus utilisés.
Quels documents détruire
Lorsque vous avez terminé avec ces documents et que vous n'en avez plus besoin, n'hésitez pas à les déchiqueter :
- Reçus de guichets automatiques
- relevés bancaires
- Copies d'acte de naissance
- Chèques annulés et annulés
- Factures de carte de crédit
- Rapports de crédit
- Permis de conduire (expirés)
- Documents d'emploi contenant des informations d'identification
- Passeports et visas expirés
- Numéros de compte de placement
- Documents le'gaux
- Investissements, actions et transactions immobilières
- Les objets avec signature (baux, contrats, lettres, etc.)
- Étiquettes à bagages
- Dossiers médicaux et dentaires
- Documents avec un numéro de sécurité sociale
- Mots de passe ou codes PIN
- Des fiches de paie
- Demandes de carte de crédit pré-approuvées
- Reçus avec numéros de compte courant, numéros de carte de crédit ou toute autre information d'identification
- Les formulaires d'impôt
- Transcriptions avec informations d'identification
- Itinéraires de voyage
- Billets d'avion d'occasion
- Factures de services publics (téléphone, gaz, électricité, eau, télévision par câble, internet, etc.)
Tout le reste, comme la paperasse, vous pouvez simplement recycler. Assurez-vous d'avoir mis en place un système de classement flexible afin de pouvoir garder ces documents sous contrôle. C'est aussi une bonne idée de prendre l'habitude de parcourir régulièrement vos documents stockés. Essayez de le faire lorsque vous payez des factures, remplissez vos impôts ou effectuez une tâche récurrente similaire afin de ne pas oublier et que vos papiers deviennent incontrôlables.
